El blog d’Enraona

Fa un parell de mesos que a Enraona hem canviat la manera de registrar les hores de feina de cada un de nosaltres. Després de provar diferents sistemes ens hem quedat amb Toggl.

Toggl és un servei web en línia SaaS que permet portar el recompte, a temps real o no, de totes les feines que anem fent amb una colla de característiques que el fan molt útil:

• Organitza les tasques en projectes. A cada projecte li podem assignar un client, un règim de facturació, un pressupost o una durada prevista.
• Permet mantenir diferents espais de treball, per poder separar els projectes en àmbits més globals (per exemple podem portar un registre separat entre tasques professionals i tasques personals)
• Permet organitzar grups de treball. Diferents usuaris poden registrar hores en projectes comuns.
• El control i l’anàlisi de dades és especialment interessant: es poden generar informes temporals, per persona, per client, per projecte… i per multitud de combinacions de criteris.
• S’ofereix en múltiples idiomes, entre ells el català i el castellà.

També es pot integrar en aplicacions de tercers, com BaseCamp, ActiveCollab o Google Apps.

Sorprèn que una aplicació amb tantes característiques i possibilitats de configuració es pugui posar a treballar de manera tant àgil. El registre de dades es pot fer per diferents vies: des del web, des d’aplicacions d’escriptori (per a Windows, Linux i Mac, ja que funciona molt encertadament sobre Chromium) o des d’aplicacions per a l’Android i per l’IPhone. Si llegís el pensament ja seria massa, però de moment no ens podem queixar.

Si busqueu una solució per al registre i anàlisi de la vostra activitat professional, de manera individual o per a tota l’empresa, Toggl pot ser una bona solució. Ofereixen una versió de prova completa de 30 dies de forma gratuïta.

Workflowy és un eina que permet crear llistes de tasques. La seva característica més interessant? Doncs que és molt molt simple, tant, que només et caldran 5 minuts per comprendre com funciona. Tant, que la converteix en una de les eines per organitzar tasques més pràctiques que hem provat mai.

El funcionament de Workflowy és el següent:

• Es parteix d’un full en blanc on pots fer una llista de tasques.
• A cada punt de la llista hi pots afegir sub-apartats i a cada sub-apartat uns altres sub-apartats. Així pots segmentar les tasques amb tant de detall com vulguis.
• A cada tasca hi pots afegir etiquetes, tantes com vulguis. Qualsevol paraula que inclous amb un coixinet (per exemple #urgent #avui #reunió) es converteix en una etiqueta.
• Cada tasca es pot moure, més amunt, més avall, dins d’una altre punt… on vulguis.
• És molt fàcil exportar la llista per incloure-la en algun altre tipus de document (en un processador de textos, per exemple, o dins d’un correu).
• Si vols, WorkFlowy t’envia cada matí un correu amb l’estat de les tasques.
• La llista sencera o algun punt concret de la llista es pot compartir amb un altre usuari, i encara que aquest no tingui un compte de Workflowy, si vols podrà editar la informació que li envies.

Això és tot! De fet segurament això és tot el que normalment necessitem quan ens cal ordenar la feina pendent. Floritures ni una, facilitat, rapidesa de gestió i claredat tota. Et recomanem fermament que provis Workflowy i, perquè vegis com arriba a ser de pràctic, et deixem aquí un vídeo que explica com funciona aquesta eina i on sobren les paraules.

Ah, per cert, Workflowy no té aplicació per a terminals mòbils, perquè no li fa cap falta. La pròpia versió web es veu i s’utilitza la mar de bé des d’un telèfon. Només cal entrar a workflowy.com des del navegador del mòbil.

Workflowy des d'un telèfon

Ja fa unes setmanes que hem incorporat un nou document per iniciar la definició d’un pla de comunicació digital. Hem agafat de préstec el canvas del Business Model Generator i hem fet una adaptació dels termes, per utilitzar-los com a document de treball per definir les dinàmiques i les pautes de treball.

De moment sembla que és una bona alternativa, perquè resol una sèrie de petits problemes.

1. Permet pensar i valorar l’estratègia digital d’una empresa des de diferents perspectives.
2. La forma de quadrant on es combinen diferents elements ajuda a verificar que els recursos, les activitats comunicatives que es desplegaran, les propostes de valor que permeten participar a la xarxa, els segments de destinataris als quals en adrecem, els entorns digitals on ens desplegarem, les relacions que desitgem establir i l’estructura de l’esforç que poden invertir, són coherents i es van nodrint positivament unes amb les altres.
3. Alhora introdueix des d’un primer moment la necessitat de trobar una forma efectiva d’avaluar el treball que es du a terme a les xarxes socials.
4. Permet treballar en gran format, fa possible la intervenció de diferents persones que tenen veu i vot en l’activitat de comunicació.
5. Té una proximitat important al llenguatge d’empresa, per tant facilita que les persones habituades a parlar en termes empresarials entenguin la necessitat d’incloure pautes i criteris objectius de valoració, eliminar impressions, sensacions i sentiments que sovint ens envaeixen quan s’inicia un pla de comunicació digital.
6. És flexible i viu. Permet adaptacions, regulacions, millores, canvis…
7. És sintètic, ràpid de llegir i d’entendre, molt més que un informe de x pàgines.

De moment sembla que definir el pla d’actuació en comunicació digital sobre un canvas va funcionant, i ens ajuda en la tasca complexa de limitar, acotar i estructurar un pla de treball que es desplega en un medi espontani, relacional, sense límits i sovint lúdic. I és que l’emotivitat, les sensacions i les emocions són inherents a la comunicació -digital o física- però quan es tracta de desplegar una estratègia d’actuació corporativa a la xarxa, en l’avaluació cal ser analítics, racionals i objectius. O si no, com sabrem que estem fent bé la feina?

Si tens curiositat per veure el canvas de més a prop el trobaràs a Dropbox. Ocu! És un DIN A0, és que s’hi han d’explicar moltes coses :-)

No ho negarem. Per alguns, la gestió de les contrasenyes en el nostre dia a dia és un turment. Si les simplifiquem resulta que no són segures, però si les fem segures no hi ha manera de recordar-les de forma eficient.

KeePass és una utilitat que ja porta uns anys en escena. Es tracta d’un programa que ens permet gestionar la nostra informació més delicada de forma molt efectiva. Veient que molta gent no el coneix encara, avui en farem cinc cèntims.

KeePass ens permet crear arxius encriptats i protegits amb contrasenya on guardarem qualsevol informació privada: claus d’accés a bancs, noms d’usuari de llocs web, contrasenyes de caixes fortes, etc. I tot de manera molt simple.

Encara que algú accedís a l’ordinador on guardem els arxius de KeePass, no podria mai trobar la informació sense  la clau amb la que els hem protegit. L’únic que hem de fer és establir una contrasenya mestra prou forta.

Finestra del KeePass

No explicarem massa més sobre el funcionament ja que és molt senzill. Només cal que el descarregueu aquí i el comenceu a provar. Teniu dues opcions: una versió instalable per al Windows i una altra versió portàtil, per guardar-la en un dispositiu USB, per exemple, i portar-la sempre a sobre. Recordeu que ja hem parlat algun cop sobre aplicacions portàtils.

Per finalitzar, ressaltarem que el KeePass és una aplicació lliure. Aquest fet, en contra del que algú pugui pensar, fa que encara sigui més fiable. El codi amb el que està construït el programa és transparent, de manera que milers d’experts el poden analitzar lliurement i detectar possibles errades de programació, reportar-les i perfeccionar encara més l’aplicació.

Si sou dels que la gestió de les contrasenyes us amarga una mica l’existència, proveu el KeePass. No us lliurareu de recordar claus, però a partir d’ara seran menys i més segures.

Et distreus sovint? Al teu voltant es parla molt i és difícil concentrar-se? Això ens passa a molts de nosaltres: ara passa una mosca… ara no sé qui ha dit no sé què… De vegades la concentració és difícil de mantenir i llavors cal prendre mesures.

Si no tens possibilitat de treballar en un lloc aïllat, si escoltar música no t’ajuda i el sistema dels taps a les orelles no et sembla prou correcte, tens una alternativa si més no curiosa: Simplynoise.

Simplynoise és una pàgina que emet soroll blanc, soroll rosa i soroll marró, pots decidir quin d’ells vols sentir i en quin volum. Aquests tipus de sorolls tenen diferents aplicacions en la física i també provoquen determinats efectes sobre les persones.

El soroll marró s’assembla al so d’un mar de fons un pèl revolt. En el nostre cas hem comprovat que ens facilita la concentració i per tant ens ajuda a estar més atents en la feina. Per això et recomanem Simplynoise. Prova’l, potser a tu també et va bé i et permet tenir uns instants de concentració en un entorn un pèl boig.